Come organizzare i pacchi in tabaccheria

Il primo errore è pensare che basti «lo scaffale dei pacchi». Uno scaffale non è un indirizzo: è un posto dove cercare. Serve che ogni ripiano, anzi ogni porzione di ripiano, abbia un nome che si legge da lontano.

Lo schema più semplice è quello della battaglia navale: righe numerate dall’alto verso il basso, colonne con una lettera da sinistra a destra. Un mobile con 5 colonne e 8 righe ha 40 posizioni, da A1 a E8. Se hai più mobili, numerali: «Mobile 2 · C4» non si confonde con niente.

Stampa le etichette delle posizioni e attaccale sul bordo dei ripiani, non sul muro dietro: quando lo scaffale è pieno, il muro non si vede più.

Il numero di tracking del corriere è lungo, e ogni corriere lo scrive a modo suo. Nessuno lo legge ad alta voce in negozio. Dai a ogni pacco un codice breve e progressivo — A-001, A-002 — e scrivilo in grande sul pacco con un pennarello o su un’etichetta.

Se sei punto di ritiro per più corrieri, usa una lettera per corriere: G per GLS, B per BRT, P per Poste. Il codice G-014 ti dice già a quale scaffale andare, prima ancora di guardare la posizione.

«Lo segno dopo» è il modo in cui i pacchi si perdono. Nel momento in cui il corriere li scarica, ogni pacco va registrato con quattro dati: il codice breve, il nome del destinatario, il corriere e la posizione in cui lo metti. Più la data, che serve per le giacenze.

Se al banco lavorate in due, la regola vale per tutti e due. Un registro tenuto da una persona sola funziona finché quella persona è in negozio.

Prima di mettere il pacco in una posizione, controlla che sia davvero libera. Due pacchi con la stessa posizione sul registro sono il modo più rapido per perderne uno.

Il cliente non sa quasi mai con quale corriere arriva il suo pacco, e spesso non ha il numero di tracking a portata di mano. Sa il suo nome. Il registro deve quindi essere consultabile per nome del destinatario.

Su carta vuol dire una rubrica in ordine alfabetico per cognome, con codice e posizione accanto. Attenzione ai pacchi intestati a un’azienda o a un familiare: annota anche il nome della persona che verrà a ritirarlo, se lo conosci.

Ogni corriere ha i suoi tempi di giacenza, e scaduti quelli il pacco va reso. Una volta alla settimana scorri il registro e cerca i pacchi più vecchi: sono quelli da sollecitare al cliente o da preparare per il reso.

Quando un pacco esce — consegnato o reso — segnalo subito e cancella la posizione: quel posto è di nuovo libero. Tieni però lo storico. Quando un cliente dice «il mio pacco è arrivato la settimana scorsa», la risposta è lì.